郵件與行事曆
把客戶郵件和會議都存進 Ordo
重點
- 每個業務都連結自己的 Google 或 Microsoft 帳號
- 會議和 Google 日曆、Outlook 行事曆雙向同步
- Outlook 的郵件會自動存好，Gmail 用一個密件副本地址
在哪裡：右上角你的名字 → 我的帳號 → 郵件與行事曆
你是哪一種
| 你用的是 | 會議 | 客戶郵件 |
|---|---|---|
| Outlook | 雙向同步 | 自動存好 |
| Gmail | 雙向同步 | 用密件副本存 |
| 其他 | 不同步 | 用密件副本存 |
- 雙向同步：Ordo 和你的行事曆會顯示一樣的會議。在一邊改，另一邊也會跟著改
- 密件副本（BCC）：你在郵件的密件副本欄加上你們公司的 Ordo 地址，客戶看不到它
每個業務都要連結自己的帳號。Ordo 從來不會寄信，你一樣在 Gmail 或 Outlook 寫信、回信
試試看
在 Ordo 裡
- 右上角你的名字
- 我的帳號
- 郵件與行事曆
- 連結 Google
或點「連結 Microsoft」。Google 或 Microsoft 會打開它們自己的登入頁面，Ordo 永遠看不到你的密碼
Gmail：用密件副本存郵件
- 連結 Google 之後，「郵件與行事曆」會顯示你們公司的 Ordo 地址。點「複製」
- 寫信給客戶時，把這個地址貼到「密件副本」
- 客戶寫信給你時，把他的信轉寄到同一個地址
你用的是其他郵件程式嗎？在「郵件與行事曆」裡，點「用其他郵件程式？用密件副本記錄郵件」
在哪裡看得到郵件
- 聯絡人頁面：和這個人往來的每一封郵件
- 他公司的頁面：和這家公司任何人往來的郵件
- 商機頁面：和這筆商機主要聯絡人往來的郵件
每封郵件是一行，會顯示是團隊裡誰寄的或收的、主旨，以及開頭幾行。點主旨就會在 Gmail 或 Outlook 打開這封郵件
哪些會議會同步
- 在 Ordo 建立的：Ordo 會把會議加到你的 Google 日曆或 Outlook 行事曆。會議沒有邀請對象，所以 Ordo 不會寄邀請給任何人
- 在 Google 或 Outlook 建立的：只有你邀請了 Ordo 裡的人，Ordo 才會把會議加進來。Ordo 是用 Email 地址找人的，這場會議會連到那個人和他的公司
- 不同步的：私人會議、你拒絕的會議，以及沒有任何 Ordo 裡的人參加的會議
- 改時間或取消：在一邊改，另一邊也會跟著改。在 Cloud 上，只要幾秒鐘
小提醒
- Ordo 只會存和 Ordo 裡已經有的人往來的郵件，它用 Email 地址來找人。Ordo 不會從郵件新增聯絡人
- 每封郵件，Ordo 只保留寄件人、主旨和開頭幾行，其他都不存
- 用密件副本時，請用你登入 Ordo 的 Email 地址寄，或用你連結的 Google 帳號寄。Ordo 就是這樣知道這封信是你寄的
- 你隨時可以中斷連結，已經存在 Ordo 裡的東西都會留著
- 為什麼 Gmail 要用密件副本？因為 Google 要求讀取 Gmail 的 App 每年都要通過一次很貴的安全審查。Google 日曆不需要這個審查
- On-site：管理員只要在設定 → 郵件記錄設定一次密件副本地址
常見問題
Ordo 可以搭配 Gmail 嗎？
可以。你的 Google 日曆會雙向同步。要存郵件，就把你們公司的 Ordo 地址加到密件副本，或把郵件轉寄到這個地址
Ordo 可以搭配 Outlook 嗎？
可以。你的 Outlook 行事曆會雙向同步，和 Ordo 裡聯絡人往來的郵件也會自動存好
管理員可以幫我連結郵件嗎？
不行。每個人都要自己連結自己的帳號，其他人都不行，管理員也一樣
Ordo 會讀我所有的郵件嗎？
不會。它只存和 Ordo 裡已經有的人往來的郵件：寄件人、主旨和開頭幾行